突然ですが、あなたは日々の仕事の中で、こんな悩みを抱えていませんか？
- 「たった1通のメール返信に、気づけば10分も悩んでしまった」
- 「上司への報告メール、言葉遣いが気になって何度も書き直してしまう」
- 「日報を書くためだけに、疲れた体で残業している」
実は、多くのビジネスパーソンが、日々の業務時間のおよそ3割を、
メールやチャットの文章作成に費やしていると言われています。
たった1通の返信に悩み、言い回しを何度も修正し、
気づけば10分、20分が過ぎている。そんな経験は決して珍しくありません。
もし、この“文章を考える時間”が、わずか3秒で完了するとしたら。
あなたの仕事のスピード、生産性、そして一日の余白は、どれほど変わるでしょうか。
今回の動画では、テキスト生成AI Gemini を活用して、面倒で時間を奪われがちなメール作成や日報作成を、ほぼ一瞬で終わらせる実践テクニックを徹底解説します。
専門知識や複雑な設定は一切不要。私が実際に使っている「そのままコピペできるテンプレート」を活用するだけで、誰でも今日から、文章作成にかかる時間を劇的に削減できます。
AIへの指示出しで失敗する人の共通点
具体的な操作に入る前に、まず一つだけ重要なポイントがあります。
この点を押さえているかどうかで、Geminiが生成するメールの完成度は大きく変わります。
実際、うまくいかない多くのケースは、AIへの指示が曖昧なことが原因です。
❌「取引先に日程調整のメールを書いて」
一見問題なさそうでも、この指示では
「誰宛か」「立場」「文章のトーン」といった前提がAIに伝わりません。
その結果、敬語や距離感がズレた文章になってしまいます。
ポイントは、AIを「優秀だが空気を読めない新人社員」だと考えること。
誰に・何を・どんな雰囲気で書くのかを、簡単なメモで渡すだけで精度は大きく上がります。
今回は、そのメモを整理する方法としてMarkdownを使います。
難しいものではなく、見出しに「#」を付けるだけ。
これだけで、優秀な社員レベルの文章が安定して生成されるようになります。
実践！コピペで使える「万能プロンプト」3選
それでは、実際のビジネスシーンで使える3つのパターンを紹介します。
日程調整メール
まずは基本の日程調整です。
ポイントは、#命令書： 「あなたは優秀な秘書です」と役割（ロールプレイ）を与えることで、回答精度が上がります。また、#入力情報： 必要な要素を箇条書きにします。特に「トーン」を指定するのが重要です。
プロンプト：
#命令書
あなたはベテランの優秀な秘書です。
以下の「入力情報」をもとに、ビジネスメールの文面を作成してください。
#入力情報
-相手：株式会社〇〇 佐藤様
-自分の名前：DX推進くん（営業部）
-要件：来週のプロジェクト定例会の候補日提示
-候補日：
1. 1月15日（月）14:00〜16:00
2. 1月16日（火）10:00〜12:00
3. 1月18日（木）13:00〜15:00
-場所：オンライン（Zoom）
-補足：URLは後送する旨を伝える
-トーン：丁寧で親しみやすく、前向きな印象で
#出力形式
件名：
本文：
これをGeminiに入力するだけで、人間が書くより丁寧で、かつ抜け漏れのないメールが一瞬で完成します。
胃が痛くなる「謝罪メール」
仕事につきもののトラブルやミス。「謝罪メール」を書くのは気が重く、つい後回しにしがちですよね。そんな時こそ、感情を抜きにして冷静な文章を作れるAIの出番です。
コツは、トーンの部分で「深く反省しており」「言い訳がましくならないように」と具体的に指示することです。
プロンプト：
#命令書
あなたはベテランの優秀な秘書です。
以下の「入力情報」をもとに、ビジネスメールの文面を作成してください。
#入力情報
-相手：株式会社〇〇 佐藤様
-自分の名前：DX推進くん（営業部）
-要件：来週のプロジェクト定例会の候補日提示
-候補日：
1. 1月15日（月）14:00〜16:00
2. 1月16日（火）10:00〜12:00
3. 1月18日（木）13:00〜15:00
-場所：オンライン（Zoom）
-補足：URLは後送する旨を伝える
-トーン：深く反省しており、誠実かつ申し訳ない気持ちが伝わるように。
言い訳がましくならないように。
#出力形式
件名：
本文：
AIなら、「胃が痛くなるような言葉」もスラスラと書いてくれます。「0から謝罪文を考える」という精神的ストレスがなくなるだけで、仕事の心理的ハードルは劇的に下がります。
帰宅直前の「日報作成」
一日の終わりに「今日何やったっけ…」と思い出す時間は無駄です。 ここでは、スマホのメモ帳などに書き殴った「乱雑なメモ」を、会社指定のフォーマットに整える技を紹介します。
メモは「疲れた」「感触は悪くない」といった主観的な言葉でOKです。AIがビジネスライクに変換してくれます。
プロンプト：
#命令書
以下の「乱雑なメモ」を整理・要約して、
会社指定の「日報フォーマット」に合わせて書き直してください。
#乱雑なメモ
・午前中はA社に行って商談。感触は悪くない。次は見積もり出すことになった。
・帰りにカフェで資料作成。B社のプレゼン用。大枠はできた。
・午後は社内会議。長引いて疲れた。来週のイベントの件。
・ちょっとAIツールの勉強もした。
#日報フォーマット
【本日の業務内容】
【成果・進捗】
【明日の予定】
【所感】（300文字程度で、前向きな内容に）
これなら、帰りの電車の中でスマホから指示を出して、その場で日報を送信して帰宅することも可能です！
【重要】絶対に守ってほしい「ひとつのルール」
ここまでAIの便利さをお伝えしてきましたが、一つだけ絶対に守ってほしいルールがあります。
それは、「送信ボタンを押す前の、人間の目視チェック」です。
AIは非常に優秀ですが、たまに「ハルシネーション」と言って、嘘の日時や存在しないURL、あるいは文脈に合わない過剰な敬語を入れることがあります。
AIはあくまで「下書き作成用」です。
最終的には、あなた自身の目でチェックすることを忘れないでください。
それでも、0から書くより10倍速いことは間違いありません。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回は「日程調整」「謝罪」「日報作成」の3つのパターンで、AI活用術をご紹介しました。
ぜひ、今回紹介したプロンプトをコピーして保存し、明日からの業務にお役立てください！
こんにちは。DX推進くん【AI活用 / 業務効率化】です。