本記事は、2024年6月に最新情報を更新しました。
初心者のBさん
経費を漏れなく計上できていないのではないか不安。
あなたもこのようなお悩みを感じていませんか？
このような悩みは、多くの人が直面する悩みです。
こんにちは、イマカラです。
会社を運営する際には、
経費を適切に管理することがとても重要です。
経費とは、事業を行うために必要な費用のことを指し、これをきちんと計算しておくことは非常に重要です。経費には、例えば、オフィスの家賃、電気代、通信費、従業員の給料、広告費、備品の購入費用などが含まれます。これらの経費を正確に計上することで、事業の収益から差し引くことができ、その結果、課税所得が減少し、支払うべき税金が少なくなる可能性があります。
今回の記事では、個人事業主が経費にできる必要経費を解説します。
目次
勘定科目とは
勘定科目とは、会社のお金の動きを整理するための分類項目です。
経費を正確に分類するためには、経理上の基本となる「資産」「負債」「純資産」「収益」「費用」という5つの大きなグループを理解しておくことが重要です。特に、「費用」と呼ばれる勘定科目をきちんと把握しておくことが、日常業務において必要です。
会社のお金の流れを整理するために5つの大きなグループ
| 資産 | 現金、商品、土地、建物、預金、車両など |
| 負債 | 買掛金、短期借入金、長期借入金など |
| 資本 | 資本金、元入金など |
| 収益 | 事業による売り上げ |
| 費用 | 商品販売費、減価償却費、仕入高、消耗品など |
企業は商品やサービスを売って収入を得ます。商品を作るためには材料やサービスの仕入れにお金がかかりますが、それだけでなく会社を運営するための管理費なども必要です。これらの費用をまとめて「経費」と呼びます。税金を計算する際には、これらの経費を正確に帳簿に記録することが重要です。
覚えておきたい勘定科目｜資産
資産とは、企業が持つ価値のあるもののことです。具体的には、手元にある現金や銀行預金、会社の建物や機械、店舗にある商品の在庫などが含まれます。
現金
事業で使用する手元のお金を管理する勘定科目
レジ、金庫、紙幣や硬貨、銀行券、小切手、金券など
売掛金
商品やサービスを販売した際に発生する未回収の代金を管理する勘定科目
商品を販売した代金、サービスを提供した対価、工事請負代金、未収の利息など
商品
販売を目的として購入した商品を管理する勘定科目
販売する商品、原材料、部品、仕入代金など
建物
事業用に使用する建物を管理する勘定科目
事務所や店舗などの建物、工場や倉庫などの建物など
車両運搬具
事業用に使用する車やオートバイなどを管理する勘定科目
事業用の自動車、事業用のオートバイ、事業用のトラックなど
前払い費用
一定期間のサービスなどに対して前払いしたときに用いる勘定科目
1年間分の新聞購読料を前払いした場合、1年間分の家賃を前払いした場合など
事業主貸
個人事業主が事業の資金から私的な支出をした際に使用する勘定科目
工具器具備品
事業用に使用する工具、器具、備品を管理する勘定科目
パソコン、コピー機、机、椅子、棚、タイヤ、バッテリーなど
覚えておきたい勘定科目｜負債
負債とは、企業が将来支払う必要のあるお金のことを指します。具体的には、借り入れた金額や、商品やサービスの代金をまだ支払っていない場合の債務、また税金や社会保険料など、法的に支払う義務がある金額も含まれます。
買掛金
事業で商品やサービスを購入し、代金を後払いで行う場合に使用する勘定科目
仕入代金、販売手数料、広告宣伝費など後払いで行うことがもの
預かり金
事業で顧客から商品代金やサービス料金などを前受したときに使用する勘定科目
商品代金の先払い金、サービス料金の前払い金、保証金、会員費など
短期借入金
事業で金融機関などから借りたお金を、1年以内に返さなければならない場合、そのお金を管理するための勘定科目
銀行からの融資、信用金庫からの融資など
長期借入金
事業で金融機関などから借りたお金を、1年以上に返さなければならない場合、そのお金を管理するための勘定科目
銀行からの融資、信用金庫からの融資など
未払金
事業で商品やサービスを購入し、代金をまだ支払っていない場合に使用する勘定科目
仕入代金の未払い分、販売手数料の未払い分、クレジットカードの未払い分など
事業主借
個人事業主が自分のお金を事業に使ったり、事業のための支払いを自分のお金でまかなったりしたときに使用する勘定科目
自分のお金を事業に使ったお金、事業のための支払いを自分のお金でまかなったお金
前受金
商品やサービスを販売する前に、代金の一部または全部を事前に受け取った場合に使用される勘定科目
内金、手付金、予約金、チケット代金、会費など
覚えておきたい勘定科目｜資本
資本とは、企業や個人事業主が事業を始めるために自分たちで出資したお金のことです。これには、事業運営に必要な資金や、事業に投入された個人の資産が含まれます。
元入金
個人事業主が事業を始める際に投入した資金と、事業で得た利益を合計した金額を管理する勘定科目
個人が自分のお金で用意した開業資金や運転資金など
覚えておきたい勘定科目｜収益
収益とは、企業が商品やサービスを販売することで得られるお金のことです。これには商品の販売やサービスの提供から得られる利益のほか、賃貸料や利息など、さまざまな活動から得られる収入も含まれます。
売上高
事業で商品やサービスを販売した対価を計上する勘定科目
商品を売ったり、サービスを提供したりして得たお金
雑収入
事業で得た 本業以外の収入を計上する勘定科目
不動産の売却益、利息収入、配当収入、補助金、寄付金など
受け取り利息
預貯金、貸付金、有価証券などの利息や割引料を 受け取った場合に計上する勘定科目
有価証券利息、貸付金利息、普通預金利息など
覚えておきたい勘定科目｜費用
費用とは、企業が事業を運営するために使うお金のことです。これには、商品を製造するための材料費、従業員の給料、広告宣伝費、オフィスの賃貸料などが含まれます。
仕入れ高
販売を目的として商品や材料などを 購入した場合に計上する勘定科目
商品の仕入れ代金、商品を仕入れる際にかかる運送費など
外注工賃
事業で商品やサービスを 外部業者に発注した際に支払った費用を計上する勘定科目
ホームページ制作、税理士に依頼した報酬、電気工事など
賞与
従業員に支払う賞与を計上する勘定科目
定期賞与、臨時賞与など
福利厚生費
従業員の生活の安定や向上を目的として支給する費用を計上する勘定科目
慶弔見舞金、通勤費、社員旅行代、健康診断費用、ユニフォーム、お祝い金、美容院、親睦活動費、運動会費、スポーツジム会費、常備薬、忘年会費など
消耗品費
事業活動において使用し、 比較的短期間で使い切ってしまう物品に係る費用を計上する勘定科目
ボールペン、ノート、コピー用紙、机、ロッカー、本棚・ダスキン（換気扇・浄水器）・電球・ティッシュ）など10万円以下の備品など
貸借料
事業活動のために土地や建物などを借りた際に支払う費用を計上する勘定科目
店舗を借りた際の賃料、駐車場を借りた際の駐車料金など
修繕費
事業用資産を修理や改良することで発生する費用を計上する勘定科目
建物や車両、備品などの資産にかかる修繕費、修理代、維持管理、メンテナンス、壁の塗り替え、原状回復、保守点検、故障処理など
水道光熱費
事業活動において使用した水道代、電気代、ガス代などを計上する勘定科目
電気代、水道代、ガス代など
接待交際費
事業活動において取引先や顧客などとの関係強化 のために支出した費用を計上する勘定科目
得意先に対して行う接待費用、土産代、接待飲食代、送迎交通費、ゴルフ場利用税、祝い金、香典、取引先のせんべつ代、中元・お歳暮、手土産、慶弔費
採用教育費
採用広告の掲載費用、面接会場の会場費、採用のための交通費、新入社員研修費用など
外注費
事業活動において社外の企業や個人に業務を委託した際に発生する費用を計上する勘定科目
業務委託手数料、ホームページ制作を外部業者に依頼した場合の費用など
荷造運賃
商品を梱包 し、発送する際の費用を計上する勘定科目
段ボール箱、ひも、荷札、ガムテープ、発泡スチロール、エアクッション、倉庫代、宅急便、船舶分、運送会社支払い
広告宣伝費
企業の製品やサービスを 不特定多数の消費者に対して販売するために必要な広告や宣伝 にかかる費用を計上する勘定科目
名刺、雑誌に掲載する広告費、スポンサー契約料、インターネット広告の掲載費など
減価償却費
長期間にわたって使用し経年劣化が生じる固定資産の取得価額を、耐用年数に応じて毎年少しずつ費用として計上していくための勘定科目
当期償却費計上、有形固定資産減価償却、建物の減価償却、工具器具備品の減価償却、ソフトウェアの減価償却
交際費
事業活動において取引先や顧客などとの関係強化のために支出した費用を計上する勘定科目
取引先との会食費用、顧客への贈答品費用、ゴルフ接待費用、遊興費、慰労金など
会議費
社内の会議や取引先との打ち合わせに使用した経費を計上する勘定科目
会議室の利用料、お茶やコーヒー、軽食などの飲食代、資料印刷代など
旅費交通費
従業員が出張や転勤などにより発生した交通費や宿泊費、日当などを計上する勘定科目
交通費・ホテル代・出張費・駐車場代・ガソリン代、定期券、バス代、通勤手当、コインパーキング、Suicaチャージ、出張の際の食事、出張旅費、宿泊費、パスポート取得費用
通信費
事業活動において使用する電話やインターネットなどの通信手段にかかる費用
インターネットの利用料、携帯電話の料金、通信回線の基本料金など
事務用品費
事務処理や文書管理に必要な消耗品や備品を購入した費用を計上する勘定科目
ボールペン、鉛筆、消しゴムなどの筆記用具、インクカートリッジ、トナーなどの消耗品、
ホッチキス、穴あけパンチ、シュレッダーなどの事務機器、パソコンの消耗品など
新聞図書費
事業活動において必要な情報収集のために購入する新聞や書籍などの費用を計上する勘定科目
新聞、雑誌、書籍、電子書籍など
諸会費
事業活動において加入している団体に支払う会費を計上する勘定科目
商工会議所や中小企業協同組合の会費など
支払い手数料
銀行振込やクレジットカード決済など、支払う際に発生する手数料を計上する勘定科目
銀行振込手数料、コンビニ振込手数料、ATM手数料、クレジットカード決済手数料、代引手数料など
保険料、支払保険料損害保険料
企業が加入している保険の保険料を支払った際に計上する勘定科目
火災保険料、自動車保険料、賠償責任保険料、海上保険料、運送保険料、生命保険料など
寄付金
企業が社会貢献活動の一環として寄付を行った際に計上する勘定科目
災害被災者への義援金、教育機関への寄付金など
研究開発費
企業が新製品・新サービスの開発や、技術の向上に費やした費用を計上する勘定科目
研究者や技術者の給与、実験や試作にかかる費用、特許料、研究開発用の設備や機器の購入費など
地代家賃
事業活動で使用するために借りている土地・建物にかかる賃料を計上する勘定科目
事業活動で使用する土地の地代、事業活動で使用する建物の賃料など
租税公課
国に納める税金や地方公共団体に支払う公課を計上する勘定科目
法人税、所得税、住民税、事業税、固定資産税、自動車税、不動産取得税、印紙税、消費税
雑費
販売費及び一般管理費に含まれる費用のうち、ほかの勘定科目に当てはまらない経費を計上する勘定科目
他の特定のカテゴリに当てはまらない小さな経費は、「雑費」として記録します。
付属設備
土地や建物に付随して設置されている設備 や 機器 の取得価額 を計上する勘定科目
内装工事費、店舗の看板、事務所のエアコン、工場の機械設備、ホテルの客室設備など
貸倒金
売掛金などの債権の回収ができなくなった場合に計上する損失 を 計上する勘定科目
取引先が倒産した場合の売掛金、長期にわたって音信不通となっている取引先に対する売掛金、裁判所による和解や支払い命令などにより、債権の一部または全部の回収が不可能となった売掛金
給料賃金
従業員に支払う給与 や賞与を計上する勘定科目
基本給、賞与、残業手当、深夜手当、休日手当、通勤手当、扶養手当、退職金
専従者給与
青色事業者が家族等を専従者として雇用した場合に支払う給与を計上する勘定科目
青色事業者が家族等を専従者として雇用した場合に支払う給与、専従者給与に係る社会保険料、専従者給与に係る福利厚生費
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最後のまとめ
この記事では、勘定科目についてわかりやすく解説しました。
勘定科目とは、会社のお金の流れをきちんと分けて管理するためのグループです。
大きく「資産」「負債」「資本」「収益」「費用」の5つの部分に分かれています。
これらのことをしっかり学ぶと、自分の事業でのお金の流れがよく分かるようになり、賢い判断ができるようになります。個人事業主の方々も、この知識を上手に使って税金を少なくする工夫をすることができ、事業をスムーズに運べるようになります。
初心者のAさん
経費が何なのか、何が経費として認められるのかわからない。